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Buchung/Reservierung/Angebot - Dokumente erstellen - drucken - versenden 

Erstellen, drucken und versenden Sie Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Reservierungsbestätigungen, Angebote etc.

Die Buchungen/Reservierungen/Angebote finden Sie im Menü links unter Buchungen:

Menü - Buchungen Reservierungen Angebote

HINWEIS:

Der Einfachheit halber wird in diesem Eintrag von "Buchungen" gesprochen. Dies gilt ebenso für Reservierungen und Angebote.

 

Im Reiter Dokumente werden die PDF-Dokumente erstellt, wie z.B. Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Reservierungsbestätigungen, Angebote.


Dort wählen Sie per Suchfunktion oder manuell in der Liste die Dokumentenvorlage im Feld Dokumentenvorlage auswählen aus.
Buchung-Reservierung-Angebot - Dokumente erstellen - drucken - versenden 1


Mit einem Klick auf die Dokumentenvorlage wird diese aufgerufen und mit den Buchungsdaten an Stelle der Variablen gefüllt. Folgende Aktionen stehen Ihnen nun zur Auswahl:

  • manuelle Bearbeitung der Vorlage mit einem Klick auf den Button bearbeiten
  • PDF-Vorschau anzeigen zu lassen mit einem Klick auf den Button PDF-Vorschau
  • Dokument erstellen mit einem Klick auf den Button erstellen

Buchung-Reservierung-Angebot - Dokumente erstellen - drucken - versenden 2


Sobald oben rechts der Button erstellen ausgewählt wurde – wird das das Dokument final erstellt.

Hinweis:

Durch die Erstellung wird das Dokument nicht automatisch versendet!

 

Auf der linken Seite ist das Dokument nun sichtbar. Mit der Auswahl des Dokuments öffnen sich weitere Funktionen:

  • herunterladen
  • drucken 
  • senden

Mit einem Klick auf den Button senden, werden Sie automatisch in den Reiter Konversationen weitegeleitet und das erstelle Dokument ist als Anhang mit der E-Mail verknüpft. 

HINWEIS:

Die Betitelung des Dokuments setzt sich wie folgt zusammen:

  • Bezeichnung der Dokumentenvorlage + Vorgangsnummer der Buchung
    Beispiel: Buchungsbestätigung B541.265

Ausnahme: Bei der Dokumentenvorlage handelt es sich um eine Rechnung. In diesem Fall setzt sich die Betitelung des Dokumentes wie folgt zusammen:

  • Bezeichnung der Dokumentenvorlage + Rechnungsnummer des Dokumentes
    Beispiel: Rechnung RE00105

 

Nun  können Sie nach Belieben eine E-Mail manuell verfassen oder wählen eine E-Mail-Vorlage auf der linken Seite aus und versenden die E-Mail im Anschluss über den Button E-Mail senden oben rechts.