Dokumentenvorlage - Zahlungseingangsbestätigung (Allgemein)

TIPP:

Sie können Ihre Zahlungseingänge mit einzelnen Vorlagen passend zur geforderten An-, Rest- oder Komplettzahlungssumme mit den dazu passenden Variablen bestätigen.

Siehe Wissensdatenbankeinträge:

Jedoch treten immer dann Probleme auf, wenn der Gast nicht den exakten Betrag zahlt, sondern etwas mehr oder weniger als gefordert oder die Zahlung in mehreren Teilbeträgen vornimmt.

Beispiel:

Gesamtpreis Buchung: € 794,50
geforderte Anzahlung: € 125,-
geforderte Restzahlung:€ 669,50

Gast überweist 3x € 50,- = € 150

Dokumentenvorlage - Zahlungseingangsbestätigung (Allgemein)8

Wir empfehlen daher diese allgemeinen Zahlungseingangsbestätigung zu verwenden, die die tatsächlich gezahlten Beträge auflistet und den tatsächlich offenen Betrag unabhängig der geforderten Summen darstellen:

Dokumentenvorlage - Zahlungseingangsbestätigung (Allgemein)9

Dazu wird eine Dokumentenvorlage erstellt, da hier für jeden Zahlungsstatus ein Text vorbereitet werden kann für den Gast, im Gegensatz zur E--Mailvorlage.

Die Anleitung zur Erstellung dieser Vorlage finden Sie hier im Folgenden:

Die Dokumentenvorlagen finden Sie im Menü unter Einstellungen:

Erstellen Sie eine neue Vorlage mit einem Klick auf den Button erstellen und vergeben anschließend eine betreffende Bezeichnung und wählen die Art Buchungsbestätigung aus. Abschließend klicken Sie auf den Button speichern:

Für die Kopf- und Fußzeile können Sie sich die Beispiele aus der Datenbank laden jeweils mit einem Klick auf den Button Beispiel einfügen und anschließend anpassen auf die Zahlungseingangsbestätigung:

Starten Sie mit der Kopfzeile. Mit den Pfeilen links und rechts können Sie weitere Vorlagen anschauen. Abschließend klicken Sie bei Ihrer gewünschten Vorlage auf den Button auswählen.

Anschließend verfahren Sie mit der Fußzeile genau so.

Für den Inhalt der Vorlage können Sie den folgenden Text inklusive der Variablen kopieren und anschließend manuell anpassen:

{g_briefanrede}

zu Ihrer Buchung {b_nummer} vom {b_anreise} - {b_abreise} haben wir Ihre Zahlung erhalten.
Nachfolgend fassen wir Ihre bisher erhaltenen Zahlungen zusammen und bitten Sie uns bei Unstimmigkeiten zu informieren.

Zahlungsübersicht:

{zahlungsinformationen}

Warten Sie die Speicherbestätigung ab:

Anschließend wird die Vorlage angepasst.
Starten Sie in der Kopfzeile und überschreiben oben rechts das Wort Buchungsbestätigung mit Zahlungseingangsbestätigung:

Nun können Sie wahlweise weitere Änderungen in der Kopfzeile, dem Inhalt und der Fußzeile vornehmen.

Anschließend werden die Texte für die Variable {zahlungsinformationen} oben im Reiter Zahlungsinformationen erstellt und gespeichert:

Füllen Sie die Texte für die folgenden Status aus, Beispiele finden Sie hier:

Weniger als Anzahlung gezahlt / mehr als Restzahlung offen	{b_zahlungen} Summe: {b_zahlungen_gesamt} € Bisher wurde weniger als die Anzahlung überwiesen. Bitte überweisen Sie noch die Differenz zur geforderten Anzahlung, andernfalls ist Ihre Buchung nicht garantiert. Es sind noch {b_noch_zu_zahlen} € bis zum {b_restzahlung_datum}
Anzahlung gezahlt / Restzahlung noch offen	{b_zahlungen} Summe: {b_zahlungen_gesamt} € Die Anzahlung ist ausgeglichen. Die Restzahlung in Höhe von {b_restzahlung_summe} € ist bis zum {b_restzahlung_datum} fällig.
Mehr als Anzahlung gezahlt / weniger als Restzahlung offen	{b_zahlungen} Summe: {b_zahlungen_gesamt} € Die Anzahlung ist ausgeglichen. Die Restzahlung in Höhe von {b_noch_zu_zahlen} € ist bis zum {b_restzahlung_datum} fällig.
Komplett bezahlt (An- & Restzahlung)	{b_zahlungen} Summe: {b_zahlungen_gesamt} € Ihre Buchung ist ausgeglichen. Wir freuen uns auf Ihre Anreise.
Komplett bezahlt (Komplettzahlung)	{b_zahlungen} Summe: {b_zahlungen_gesamt} € Ihre Buchung ist ausgeglichen. Wir freuen uns auf Ihre Anreise.
Zuviel bezahlt	{b_zahlungen} Summe: {b_zahlungen_gesamt} € Es hat sich ein Guthaben ergeben in Höhe von {b_noch_zu_zahlen} €. Das Guthaben überweisen wir Ihnen auf Ihr Konto zurück.

Mit der Variable {b_zahlungen} werden die bereits geleisteten Zahlungen mit Datum aufgelistet:

Mit der Variable {b_zahlungen_gesamt} wird die Gesamtsumme geleisteter Zahlungen dargestellt:

Mit der Variable {b_noch_zu_zahlen} wird der noch offene Betrag dargestellt:

Abschließend aktivieren Sie die Dokumentenvorlage mit dem Regler oben links und warten die Speicherbestätigung ab:

Dokumentenvorlage - Zahlungseingangsbestätigung (Allgemein)

Senden Sie Ihren Gästen automatisch eine allgemeine Zahlungseingangsbestätigung mit dieser Vorlage.