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Dazu gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten:
1. Zusatzkost Kaution löschen
2. Zusatzkost Kautionserstattung hinzubuchen
🚨HINWEIS:
Sobald die Kaution an den Gast überwiesen wird, ist die Buchung buchhalterisch erneut ausgeglichen, wie bei der vollständigen Bezahlung des Gastes.
Wenn Sie aktive Automatismen zur Zahlungseingangsbestätigung verwenden, lesen Sie bitte unbedingt den Absatz
🚨 Automatismus zur Zahlungseingangsbestätigung für diese Buchung deaktivieren,
damit der Gast nicht erneut eine Zahlungseingangsbestätigung erhält.
1. Zusatzkost Kaution löschen
In der Buchung im Reiter Mietpreise kann die Zusatzkost gelöscht werden mit einem Klick auf den blauen Button am Ende der Zeile: löschen
Dadurch wird die Zeile aus den Mietpreisen gelöscht und es ergibt sich ein Guthaben:
2. Zusatzkost Kautionserstattung hinzubuchen
Im Menü unter Einstellungen - Globale Einstellungen im Reiter Zusatzkosten erstellen Sie eine neue Zusatzkost Kautionserstattung:
Diese Zusatzkost kann nun in der Buchung im Reiter Mietpreise über das Feld Serviceleistung hinzufügen ausgewählt werden:
🚨Automatismus zur Zahlungseingangsbestätigung für diese Buchung deaktivieren🚨
Durch die Löschung der Zusatzkost Kaution bzw. der Zubuchung der Zusatzkost Kautionserstattung entsteht wieder ein offener Betrag in der Buchung.
Mit der Erstattung der Kaution wird die Buchung buchhalterisch erneut ausgeglichen, wie bei der vollständigen Bezahlung durch den Gast.
Um zu verhindern, dass dem Gast erneut automatisch eine Zahlungseingangsbestätigung zugesendet wird, sind die folgenden Schritte zu beachten:
Einmalige Vorbereitungen (Tag erstellen, Tag im Automatismus eintragen):
Erstellen Sie im Menü unter Einstellungen - Tag Manager einen Tag z.B. Kaution erstatten.
Im Feld Zeige bei wählen Sie den Eintrag Buchung aus und im Feld Kategorien wählen Sie den Eintrag Buchung aus. Anschließend können Sie mit einem Klick auf den grünen Kreis Ihre Wunschfarbe auswählen. Abschließend speichern Sie den Tag mit einem Klick auf den Button speichern.
Öffnen Sie nun im Menü unter Einstellungen Ihre Automatismen.
Öffnen Sie Ihre Automatismen zur Zahlungseingangsbestätigung, bei denen im Feld bezahlt einer der Einträge komplett bezahlt bzw. komplett bezahlt (Anzahlung ist 0) ausgewählt ist.
Bei diesen Automatismen wählen Sie im Feld Buchung hat nicht Tag den Eintrag Kaution erstatten aus:
HINWEIS:
Die Erstellung des Tags und die Eintragung des Tags im Automatismus sind einmalige Vorbereitungen. Sobald dies einmal eingestellt ist, setzen Sie zukünftig bei der Kautionserstattung nur noch den Tag in der Buchung, wie im Folgenden beschrieben:
Öffnen Sie die Buchung, in der Sie die Kaution erstatten möchten. Im Reiter Details wählen Sie im Feld Tag's zu dieser Buchung den Eintrag Kaution erstatten aus.
Nun wird für diese Buchung der Automatismus zur Zahlungseingangsbestätigung nicht mehr ausgelöst.
Erstattung der Kaution:
In der Buchung im Reiter Zahlungen können Sie das Guthaben ausbuchen. Dazu klicke Sie auf den Button Zahlung erfassen und tragen den Wert der Kaution mit einem Minus vorab im Feld Betrag ein:
Nun wurde die Kaution im FewoManager erstattet und die Buchung ist wieder ausgeglichen:
